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如何让您的CRM系统保持数据的整洁和有效

2020-02-13 10:29:48   编辑:hui   点击:
关键词:CRM   数据整理   潜在客户   
有些公司在引入CRM后,不注意数据的准确性和完善程度。随着时间的流逝,由于充斥大量“脏”数据,销售人员无从适应,最终导致CRM被搁置一旁。CRM系统保持数据整洁可以为企业提供重要的信息价值和决策依据,否则,由于数据中的错误,您需要的信息将变得毫无用处,并减缓了销售过程。您不仅需要在CRM软件中维护干净的数据,而且还应该将其作为例行过程,这样您就能持续得到准确有效的数据。年初可能是整理CRM数据的好时机,所以,让我们开始吧。

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数据整理技巧1:运行备份

随着时间的累积,CRM数据将会是公司最有价值的资产之一。所以,始终坚持备份计划可以避免CRM数据丢失的风险。而且,有些CRM还支持手动热备份——超级管理员可以在CRM系统运行时进行及时备份。由于数据安全和完整度的重要性,所以,您的第一步并不是马上开始整理数据,而是先行备份。

 

数据整理技巧2:避免重复

在导入数据或手动创建CRM数据时(尤其是客户数据),难免会存在名称不一样但实际相同的数据。这种重复可能会导致销售人员撞单,并且浪费额外的时间和精力,而且,如果这种重复较多,还会使CRM数据的统计不准确。因此,有必要经常检查冗余数据并消除它们。

避免重复的第一步是为可能的重复项设置查重规则,比如除名称外,还要检查电话和邮箱等数据。虽然在导入或创建数据时,CRM可以通过多重规则来避免添加已经存在的潜在客户,但是由于一些数据不规整的问题(比如全角半角或有意无意输入错误的文本),不排除还会出现一些重复项。所以,一旦发现这个情况,请及时合并客户,这可以为您的销售团队节省大量时间和精力。

 

数据整理技巧3:完善不完整的信息

销售人员通常急于与潜在客户达成交易,所以他们会“简化”潜在客户或销售机会的录入,这很容易导致CRM充斥不完整甚至错误的信息。并且,由于有些销售人员不会及时使用他们所掌握的信息来更新CRM,最终,这些信息可能会丢失在便笺和电子表格中。

在CRM中维护干净数据的一条经验法则是,请要求销售人员及时更新他们所掌握的信息,并请他们相信,这些完善的信息也将给他们带来极大的帮助。另外,CRM还提供了一种自动化的机制,可以通过指定的数据条件来自动更新和完善一些字段。

数据整理技巧4:删除重复的字典项

数据字典是CRM的元数据,大多数业务数据都是通过字典项进行分类的(比如客户有类型、客户来源等字典项,订单有类型和状态等字典项)。所以,科学合理的数据字典能使数据表现更加清晰,更有利于发挥统计价值。如果CRM系统中存在一些重复或“脏乱差”的字典项,将会影响很多统计报表的准确性和美观度。请根据贵公司的实际情况,在 [系统配置基础数据管理] 中将其合并或删除。

 

数据整理技巧5:创建严格和自动化的规则

让CRM数据保持干净的关键是要设置正确的数据录入规则,比如名称字段不得包含任何数字或特殊字符,电话应严格为数字等等。这不单单只是为了美观,而是在搜索和联系客户时更加准确,并减少不必要的信息干扰。除了要求CRM使用人员遵循这些规则外,您还可以通过CRM提供的自动化来实现更深层次的数据创建和修改策略,从而让数据更加完善整洁并准确概述当前业务。

 

结论

通过清除无效的数据、完善信息、合并重复项、设置适当严格和自动化的规则等操作,您可以让您的CRM数据更加整洁有效,从而长期发挥重要的价值。尽管定期执行这些数据清理操作可能会花费一些时间,但是与之提供的好处相比,这是非常值得投入的。

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